Är du redo för verksamhetsutveckling?

Framgångsrik verksamhet

För att en verksamhet ska förbli framgångsrik, behöver normalläget vara ”ständig förbättring”. En organisation som inte håller en hög förbättringstakt blir snabbt omsprungen. Det talas ofta om att framtidens organisationer behöver vara agila. Något som innebär att de måste ha förmågan till att arbeta med ständiga förbättringar.

Ledarskapet som kännetecknar de mest framgångsrika verksamheterna utgår ifrån förbättring. Att uppnå mål handlar om mycket mer än att bara fokusera på resultat. Genom att utveckla ett ledarskap som fokuserar på att ständigt förbättra verksamhetens processer, uppnår man resultat. Ledarskapet förskjuts då tydligt, från att ensidigt fokusera på vad, som skall uppnås, till att även skapa engagemang inom organisationen kring hur, arbetet utförs, på bästa sätt.

Förutom att uppnå kvalitet, möta kundernas, medarbetarnas och ägare/huvudmäns behov, handlar förbättringsarbete idag även om att åstadkomma en hållbar utveckling och effektiv resursanvänd-ning.

Processmognad

Befinner du dig i en verksamhet där det finns hjältar? De som ständigt står i beredskap att rycka ut för att släcka bränder. Eller har ni dokumenterade rutiner och metoder som inte tillämpas, eller fungerar i det dagliga arbetet?

Det finns många vinster med ett processorienterat arbetssätt. Processen gör det tydligt för alla hur man arbetar, prioriterar och samarbetar som organisation för att uppfylla kundens behov och önskemål.

Genom att ha identifierade och dokumenterade processer kan arbetssätt standardiseras och ett effektivt arbete med ständiga förbättringar kan bedrivas.

Vilken nivå av processmognad,
befinner sig din verksamhet på?

Organisationens förmåga att använda, och dra nytta av sina processer, går igenom ett antal mognadsnivåer. Det finns olika modeller för att beskriva dessa. En av mest använda är Capability Maturity Model Integration, CMMI, från CMMI Institute. Modellen innehåller fem mognadsnivåer.

1.

2.

3.

4.

5.

Fem steg på processmognadstrappan

Den hjältedrivna organisationen

Här finns inga processbeskrivningar, rutiner eller checklistor, utan problemen löser man när de uppstår. Kunskap och erfarenheter om hur arbetsuppgifter utförs, stannar ofta hos en eller några personer. Verksamheten är beroende av sina hjältar – och hyllar deras räddningsaktioner. Förutsägbarheten är låg och det gäller även kunskap om kostnad samt kvalitet.

Kan upprepa

Organisationen försöker lära sig av erfarenheter, men drivs fortfarande till viss del av hjältar. När en situation uppstår, som liknar något man hanterat tidigare, så försöker man lösa den genom att göra på samma sätt som man gjorde förra gången. Ett fåtal individer försöker skapa ordning och reda, genom att göra enklare checklistor och tips för hur arbetet ska utföras, men erfarenhetsspridningen är begränsad och ofta slumpmässig.

Struktur och förutsägbarhet

Här finns det processkartor, beskrivna rutiner och instruktioner om hur arbetet ska utföras. Organisationen har insett fördelarna med att alla arbetar på samma sätt och att det skapar en förutsägbarhet, när det gäller exempelvis kvalitet och kostnad. Här följer man även systematiskt upp att alla följer de överenskomna arbetssätten.

Systematiskt förbättringsarbete

Här finns god kunskap om hur processen ser ut, fungerar och man har mätsystem för att följa olika parametrar som tid, kostnad och kvalitet. Vidare läggs stort fokus på att analysera och förstå hur processen kan förbättras, bl a genom att ta bort slöserier.

Den optimerade organisationen

Förutom att mäta, styra och följa upp processer, har man även metoder för att kundorientera verksamhetsutvecklingen. Här har verksamheten en mycket god förutsägbarhet och det finns kontroll över alla viktiga faktorer som pris, tid, kvalitet, nöjdhet bland kunder, medarbetare och andra intressenter.

Strategi - Struktur – Kultur

1.

Strategi

För att över tid lyckas med satsningar på kvalitet och förbättringsarbete, krävs synsättet att det är en långsiktig
verksamhetsstrategi, som syftar till nöjdare kunder, medarbetare och stiftare/ägare.

Stragtegin kommer i hög grad att påverka ledarskapet.
Något som tydligt förskjuts från att i hög grad fokusera
på VAD som skall uppnås, till att även skapa engagemang
kring HUR arbetet utförs på bästa sätt. Ledningens engagemang i genomförandet av strategin är på många sätt avgörande.

Vidare påverkar det även vad och hur ledningen mäter organsiationens utveckling. Antalet KPI:er kanske skall reduceras, och utfall visualiseras för alla medarbetare. Daglig styrning kanske införs och pågående förbättringsprojekt
kan följas av alla.

2.

Struktur

För att lyckas med genomförandet av strategin krävs att en struktur för kvalitets och förbättringsarbetet skapas.

En del av strukturen utgörs av identifierade och dokumenterade processer i ett ledningsystem.

Andra delar handlar om hur förbättringsarbetet genomförs, hur avvikelser och förbättringsförslag hanteras osv. Vidare hur måluppföljning och mätningar genomförs.

Utformning av kvalitetsorganisationen är en annan del. Där behöver man bl a ta fram vilka roller som skall finnas, vidare vilket ansvar och befogenheter de har.

Nästa steg är att koppla kunskapskrav till de olika rollerna, vidare vilka kunskaper samtliga medarbetare och chefer i organisationen behöver.

3.

Kultur

Alla organisationer har en organisationskultur. Många forskningsrapporter visar på att en bra organisationskultur, leder till positiva resultat,
på ett otal områden, inte minst ekonomiskt.

Men för att lyckas krävs ledningens insikt, en-gagemang och uthållighet. Vidare att kulturen
är förankrad i hela organisationen.

Kulturen består av värderingar och synsätt och manifesterar sig i sättet att driva verksamhet, organisera arbetet, bemöta kunder och medarbetare. Den återspeglas också i det klimat som råder på arbetsplatsen.

Att utveckla en kvalitetskultur kan ses som ett medvetet val av värderingar, arbetssätt och verktyg för att uppnå systematiska förbättringar i organisationens processer och för sina kunder .